1. Nguyên Tắc Kế Toán Tài Khoản 331
Tài khoản 331 được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế. Dưới đây là các nguyên tắc kế toán quan trọng:
- Phạm vi áp dụng: Tài khoản này không áp dụng cho các giao dịch mua trả tiền ngay. Nó được dùng để theo dõi các khoản nợ phát sinh từ giao dịch mua chịu hoặc mua trả chậm.
- Chi tiết theo đối tượng: Các khoản nợ phải trả cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, bao gồm cả số tiền đã ứng trước nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Ủy thác nhập khẩu: Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận ủy thác như một khoản phải trả người bán thông thường.
- Giá tạm tính: Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn.
- Chiết khấu và giảm giá: Các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán từ người bán cần được hạch toán rõ ràng.
2. Kết Cấu và Nội Dung Phản Ánh Của Tài Khoản 331
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng tài khoản 331, chúng ta cần nắm vững kết cấu và nội dung phản ánh của nó:
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận giảm trừ vào khoản nợ.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận.
- Đánh giá lại các khoản phải trả bằng ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ.
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận.
- Đánh giá lại các khoản phải trả bằng ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ.
Số Dư:
- Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
- Số dư bên Nợ: Số tiền đã ứng trước hoặc trả nhiều hơn số phải trả cho người bán. Khi lập BCTC, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi vào chỉ tiêu “Tài sản” và “Nguồn vốn”. Tài khoản 331 là tài khoản lưỡng tính.
3. Phương Pháp Hạch Toán Kế Toán Một Số Giao Dịch Kinh Tế Chủ Yếu
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến tài khoản 331:
3.1. Mua Vật Tư, Hàng Hóa Chưa Trả Tiền Về Nhập Kho (Kê Khai Thường Xuyên)
- Mua trong nước:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211 (giá chưa thuế GTGT)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT.
- Nhập khẩu:
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211
- Có TK 331
- Có TK 3332 (Thuế TTĐB)
- Có TK 3333 (Thuế xuất nhập khẩu)
- Có TK 33381 (Thuế bảo vệ môi trường)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp – không được khấu trừ)
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
3.2. Mua Vật Tư, Hàng Hóa Chưa Trả Tiền Về Nhập Kho (Kiểm Kê Định Kỳ)
- Mua trong nước:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 611 (Giá chưa thuế GTGT)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT.
- Nhập khẩu:
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 611
- Có TK 331
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp – không được khấu trừ)
- Có TK 3332 (Thuế TTĐB)
- Có TK 3333 (Thuế xuất nhập khẩu)
- Có TK 33381 (Thuế bảo vệ môi trường)
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
3.3. Giao Thầu Xây Dựng Cơ Bản (XDCB)
Khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành từ bên nhận thầu:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 241 (Giá chưa thuế GTGT)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT.
3.4. Ứng Trước Tiền hoặc Thanh Toán
Khi ứng trước hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111, 112, 341,…
3.5. Ứng Trước Tiền Bằng Ngoại Tệ
- Ghi nhận số tiền ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
- Khi nhận hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ, nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành, giá trị tài sản mua, chi phí XDCB dở dang, nợ phải trả người bán tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, phần giá trị tương ứng với số còn phải trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản:
- Có TK 151, 152, 153, 156, 211, 241,…
- Có TK 331
3.6. Nhận Lại Tiền Do Người Bán Hoàn Lại
3.7. Nhận Dịch Vụ Cung Cấp
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 156, 241, 242, 642, 635, 811
- Nợ TK 133 (nếu có)
- Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT.
3.8. Chiết Khấu Thanh Toán
Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ do thanh toán trước thời hạn:
3.9. Vật Tư, Hàng Hóa Trả Lại Hoặc Giảm Giá
Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp nhận giảm giá:
- Nợ TK 331
- Có TK 133 (nếu có)
- Có TK 152, 153, 156, 611,…
3.10. Nợ Phải Trả Không Tìm Ra Chủ Nợ
Các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác:
3.11. Nhà Thầu Chính Trả Cho Nhà Thầu Phụ
Khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ:
- Nợ TK 632 (giá chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 133
- Có TK 331 (tổng số tiền phải trả)
3.12. Bán Hàng Đại Lý
- Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Khi bán hàng nhận đại lý:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 331 (giá giao bán đại lý + thuế).
- Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng:
- Nợ TK 331
- Có TK 511
- Có TK 3331 (nếu có)
- Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý:
- Nợ TK 331 (giá bán trừ hoa hồng đại lý)
- Có TK 111, 112
3.13. Kế Toán Tại Đơn Vị Giao Ủy Thác Nhập Khẩu
- Khi trả trước tiền ủy thác:
- Nợ TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)
- Có TK 111, 112
- Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
- Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác:
- Nợ TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)
- Có TK 111, 112
- Phí ủy thác nhập khẩu:
- Nợ TK 151, 152, 156, 211,…
- Nợ TK 133
- Có TK 331 (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác)
3.14. Đánh Giá Lại Các Khoản Phải Trả Bằng Ngoại Tệ
Tại thời điểm lập BCTC:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng:
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là một trong những nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học, với hơn 50 năm cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu (Wiki). Ông là con trai của Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, xuất thân từ một gia đình nổi tiếng hiếu học. Trong sự nghiệp của mình, Giáo sư đã đảm nhiệm nhiều vị trí quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân vào năm 2010.