Quyết Toán Thuế Doanh Nghiệp Từ A-Z: Hướng Dẫn Chi Tiết 2025

Quyết Toán Thuế Là Gì?

Quyết toán thuế là quá trình doanh nghiệp khai báo thuế với cơ quan thuế sau một khoảng thời gian hoạt động. Thông thường, sau khoảng 2 đến 5 năm kể từ khi thành lập, cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra thuế tại doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh. Quyết toán thuế giúp cơ quan nhà nước nắm bắt tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo việc tuân thủ pháp luật về thuế.

Công Tác Chuẩn Bị Khi Quyết Toán Thuế

Khi nhận được yêu cầu quyết toán thuế từ cơ quan thuế, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và sổ sách để có thể giải trình và ứng phó với các tình huống phát sinh trong quá trình kiểm tra. Dưới đây là danh mục những công việc cần chuẩn bị:

1. Sắp Xếp Chứng Từ Gốc

• Sắp xếp chứng từ gốc theo tháng, theo thứ tự bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã in và nộp cho cơ quan thuế hàng tháng. Kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp.
• Chứng từ bán ra: Kẹp hóa đơn bán ra với phiếu thu (nếu thu tiền ngay), phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Chứng từ mua vào (đầu vào): Kẹp hóa đơn mua vào với phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng và thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Bán chịu: Kẹp phiếu kế toán (phiếu hoạch toán), phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Lưu ý: Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Sắp Xếp Báo Cáo Đã Nộp Cho Cơ Quan Thuế

• Chứng từ của năm nào phải đi kèm với báo cáo của năm đó.
• Các báo cáo thường kỳ bao gồm: Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
• Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế (nếu có) của từng năm.

3. Chuẩn Bị Sổ Sách Đã In Hàng Năm (Theo Hình Thức Nhật Ký Chung)

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký bán hàng
• Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ nhật ký chi tiền
• Sổ nhật ký thu tiền
• Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả khách hàng
• Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả nhà cung cấp
• Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm
• Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng
• Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…(Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15)
• Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
• Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
• Sổ khấu hao tài sản cố định
• Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
• Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
• Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
• Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký). Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4. Sắp Xếp Các Hợp Đồng Kinh Tế

• Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra.
• Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
• Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương (phải có chữ ký đầy đủ).
• Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5. Hồ Sơ Pháp Lý

• Chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và bản sao công chứng (xác thực).
• Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế.

6. Kiểm Tra Chi Tiết Khác

• Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).
• Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán.
• Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng.
• Kiểm tra các khoản phải trả.
• Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế (đảm bảo đầu vào và đầu ra cân đối).
• Kiểm tra ký tá đầy đủ.
• Kiểm tra lại định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng.
• Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp (đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ).

Các Loại Thuế Phải Kê Khai Khi Quyết Toán Thuế

Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ các giấy tờ để kê khai, báo cáo từng mục thuế phải đóng.

1. Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT)

• Kiểm tra hóa đơn theo báo cáo thuế. Sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.
• Rà soát thông tin và chữ ký, dấu trên hóa đơn.
• Các hóa đơn có vấn đề cần photo ra một bản, lập bảng kê riêng.
• Các hóa đơn bị mất bản gốc (chỉ có bản photo) cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
• Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm biên bản hủy để riêng.
• Các hóa đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo.

2. Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

Thuế TNDN liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, vì vậy hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế khác, hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:

• Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu.
• Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
• Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
• Hợp đồng mua bán
• Hồ sơ tài sản cố định
• Hồ sơ ngân hàng
• Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
• Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
• Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiểm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
• Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
• Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
• Hồ sơ pháp lý công ty.

3. Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)

• Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay lương Net)
• Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế
• Thẻ lương nhân viên
• Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
• Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh.
• Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
• Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
• Các giấy tờ khác liên quan.

4. Thuế Xuất Nhập Khẩu, Thuế Nhà Thầu (Nếu Có)

Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với đối tác nước ngoài, do đó hồ sơ cần chuẩn bị phải dịch thuật các tài liệu sang tiếng Anh. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

• Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt (nếu có dịch công chứng là tốt nhất).
• Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quality…
• Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
• Chứng từ nộp thuế.
• Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo).
• Các tài liệu khác có liên quan.

5. Thuế Tiêu Thụ Đặc Biệt (Nếu Có)

Thuế này thường áp dụng cho các cơ sở sản xuất hoặc nhập khẩu mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Các giấy tờ chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp (đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế).
• Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước.
• Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra.
• Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.

Kết Luận

Quyết toán thuế là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết sâu sắc về luật thuế. Việc nắm bắt rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó tốt với các tình huống phát sinh trong quá trình thanh tra thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện quyết toán thuế một cách hiệu quả và chính xác.