PO Là Gì? [2025] Giải Mã Chi Tiết Purchase Order Trong Xuất Nhập Khẩu

1. PO (Purchase Order) Là Gì?

PO, viết tắt của Purchase Order, là một chứng từ thương mại do người mua phát hành để ủy quyền cho người bán cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều khoản đã thỏa thuận. Khi được người bán chấp nhận, PO trở thành một cam kết ràng buộc, xác nhận việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong trường hợp chưa có hợp đồng mua bán trước đó, PO đã ký kết có thể được xem như một hợp đồng mua bán chính thức.

Hiểu một cách đơn giản, PO là một tài liệu quan trọng giúp kiểm soát thông tin về số lượng, chất lượng, thời hạn và các điều khoản khác của giao dịch mua bán.

2. Nội Dung Cần Thiết Trên PO

Mỗi Purchase Order có thể khác nhau về hình thức và nội dung tùy theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, cũng như quy trình của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một PO tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

• Number and date (Số và ngày): Số tham chiếu duy nhất của đơn đặt hàng và ngày phát hành.
• Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (Thông tin người mua, người bán): Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của cả hai bên.
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa): Mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được đặt hàng.

• Quantity (Số lượng): Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu.
• Specifications/Quality (Phẩm cấp, thông số kỹ thuật): Các yêu cầu về chất lượng, thông số kỹ thuật của hàng hóa.
• Unit price (Đơn giá): Giá của một đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Total amount (Giá trị hợp đồng): Tổng giá trị của đơn đặt hàng.
• Payment terms (Điều kiện thanh toán): Các điều khoản về thanh toán, ví dụ: trả trước, trả sau, phương thức thanh toán.

• Incoterms (Điều kiện giao hàng): Các điều kiện giao hàng theo tiêu chuẩn Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, EXW).
• Special instruction (Discount, FOC…): Các hướng dẫn đặc biệt, ví dụ: chiết khấu, hàng tặng kèm (FOC – Free of Charge).
• Signature (Chữ ký): Chữ ký của người có thẩm quyền của cả hai bên.

3. Mục Đích Sử Dụng PO (Purchase Order)

Vậy tại sao các công ty lại sử dụng Purchase Order trong các giao dịch mua bán quốc tế? Dưới đây là một số lý do chính:

• Truyền tải thông tin: PO là một phương tiện hiệu quả để truyền tải chính xác các yêu cầu của người mua về hàng hóa hoặc dịch vụ cho người bán.
• Quản lý mua hàng: PO giúp người mua quản lý quá trình mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, từ đó kiểm soát nguồn cung, nhà cung cấp và các khoản công nợ.
• Cơ sở pháp lý: PO là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết các tranh chấp, ví dụ: khi người bán không cung cấp hàng hóa đúng theo thỏa thuận, hoặc khi người mua không thanh toán.
• Bảo vệ người bán: PO đã ký kết bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng: Sử dụng PO giúp chuẩn hóa quy trình mua hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

Tóm lại, Purchase Order (PO) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán, giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và hiệu quả cho cả người mua và người bán. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ “PO là gì” và những ứng dụng quan trọng của nó.