Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Điện Tử: [2025] Quy Định & Mẫu Mới Nhất

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý kho và lưu thông hàng hóa bằng phiếu xuất kho (PXK) kiêm vận chuyển nội bộ bản giấy đang dần trở nên lạc hậu. Chuyển đổi sang PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết nhất về quy định và cách sử dụng loại phiếu xuất kho này.

1. Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Điện Tử Là Gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một chứng từ quan trọng, không thể thiếu khi hàng hóa lưu thông trên thị trường. Nó không chỉ là bằng chứng về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa mà còn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Theo khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, PXK kiêm vận chuyển nội bộ được in, phát hành, sử dụng và quản lý tương tự như hóa đơn điện tử. Khoản 2 Điều 3 của Nghị định này định nghĩa hóa đơn điện tử là: “Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế,…”.

Từ đó, có thể hiểu đơn giản, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là một chứng từ điện tử, được tạo lập và sử dụng trong quá trình lưu thông hàng hóa, do tổ chức, cá nhân tạo ra bằng các phương tiện điện tử.

2. Các Trường Hợp Nào Cần Sử Dụng Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Điện Tử?

Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp cần sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, bao gồm:

• Nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác: Nếu chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu khi xuất trả hàng, cơ sở nhận ủy thác lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử để làm chứng từ lưu thông hàng hóa.
• Ủy thác xuất khẩu hàng hóa: Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu.
• Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có dịch vụ xuất khẩu: Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc địa điểm làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho đại lý.
• Các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản: Đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không sử dụng hóa đơn điện tử GTGT.

Ngoài ra, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử còn được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Xuất hàng hóa lưu động.
• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp.
• Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức.
• Điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

3. Mẫu Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Điện Tử Cần Có Những Gì?

Theo điểm g khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử cần thể hiện các thông tin sau:

• Tên người vận chuyển.
• Phương tiện vận chuyển.
• Địa chỉ kho xuất hàng.
• Địa chỉ kho nhập hàng.

Lưu ý quan trọng: PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.

4. Cách Xử Lý Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Điện Tử Khi Có Sai Sót

Dựa theo công văn số 1647/TCT-CS của Tổng cục Thuế, nếu PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử đã lập và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế mà phát hiện sai sót, người nộp thuế cần xử lý theo nguyên tắc quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

STT	Trường Hợp	Cách Xử Lý
1	PXK kiêm vận chuyển nội bộ điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho bên nhận	Bên xuất PXK thực hiện hủy PXK sai sót, đồng thời gửi kèm mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế và lập PXK mới.
2	PXK đã gửi cho bên nhận phát hiện sai sót về tên, địa chỉ bên nhận kho hàng	Bên xuất Phiếu kho thông báo với cơ quan thuế về việc sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không cần lập PXK mới.
3	PXK đã gửi cho bên nhận sai mã số thuế	Có thể xử lý theo 1 trong 2 cách: 1. Lập Phiếu kho PXK điều chỉnh. 2. Lập Phiếu kho PXK thay thế.

Kết Luận

Hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và cần thiết.

Tài liệu tham khảo:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 68/2019/TT-BTC
• Công văn số 1647/TCT-CS của Tổng cục Thuế