Outlook là gì? Hướng dẫn chủ trường cài đặt và sử dụng outlook?

Outlook là gì? Hướng dẫn chủ trường cài đặt và sử dụng outlook?

Email là một trong những công cụ quan trọng để giao tiếp thông tin trong công việc và học tập. Marketing qua Email được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của chính mình. Outlook là phần mềm gửi thông tin như Email do Microsoft quản lý. Vậy Outlook là gì? Hướng dẫn chủ trường cài đặt và sử dụng Outlook?

Outlook là gì?

Outlook là một phần mềm quản lý một số thông tin, công việc cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: email, quản lý liên lạc, quản lý công việc, thông báo và ghi chú….

Outlook còn được sử dụng gần như một ứng dụng độc lập, có thể tích hợp với các ứng dụng khác cho nhiều người dùng trong tổ chức, công ty. Ví dụ như chia sẻ về lịch biểu và hộp thư, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình các buổi họp.

Microsoft Outlook không phải là một phần mềm sử miễn phí, để có thể sử dụng phiên bản hoàn chỉnh bạn cần chi trả một khoản chi phí hoặc trả trước phí khi có nhu cầu sử dụng.

Tính năng quan trọng của Microsoft Outlook

Liên kết đa tảng

Tính năng đa nền tảng của Outlook cho phép bạn kết nối với Email trong Outlook bản web. Để thiết lập kết nối này, bạn có thể chọn mục “Quản lý tích hợp” và chọn ứng dụng muốn kết nối đến. Sau đó duyệt danh sách đường dẫn kết nối và chọn Thêm.

Outlook có thể được kết hợp thêm với Facebook, Linkedin, Twitter,… và các nền tảng mạng xã hội khác. Người dùng hoàn toàn có thể thực hiện nhiều công việc cùng lúc trên Outlook như check mail, phản hồi email, lướt mạng xã hội hay tích hợp Skype để trao đổi với đối tác.

Tốc độ và lưu trữ

Lý do Outlook được ứng dụng nhiều là bởi tốc độ, khả năng lưu trữ và cập nhật phần mềm nhanh chóng. Người dùng có xu hướng sử dụng tính năng Email ngay trên Outlook.

Thư gửi được sắp xếp theo thời gian gửi, thời gian nhận, dung lượng lưu trữ cho phép người dùng tìm kiếm dễ dàng. Hơn nữa, Outlook không bị giới hạn về không gian lưu trữ. Outlook được tích hợp, sở hữu không gian lưu trữ dữ liệu cực lớn kết hợp với OneDrive, Skydrive và hỗ trợ gửi mail đính kèm khi tập tin gửi có dụng lượng nặng

Ngoài ra, ở Outlook bạn có thể khôi phục lại email đã xóa cả trong thùng rác trước đó.Tuy nhiên việc khôi phục này cần được thực hiện và cài đặt trong phạm vi trước đó..

Bảo mật, chống spam

Outlook có tính năng bảo mật và chống spam như chặn email theo địa chỉ hoặc tin miền cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các plugin chống spam hàng đầu cho Outlook như Cloudmark SafetyBar. 

Ngăn chặn gửi email khi chưa đính kèm file

Outlook giúp bạn ngăn chặn thao tác xảy ra bằng cách gửi thông báo trước khi bạn nhấn nút gửi nhưng chưa có đính kèm theo tệp.

Mở cùng lúc nhiều cửa sổ

Mở cùng lúc nhiều cửa sổ là một tính năng khá thú vị khi sử dụng Outlook. Khi chọn một tác vụ trong ứng dụng, người dùng có thể mở trực tiếp một ứng dụng khác hoặc mở trên một tab mới của Outlook..

Thông báo thư quan trọng

Outlook có tính năng cảnh cáo mục mới, khi có một tin nhắn mới gửi lần đầu đến hòm thư của bạn. Nhờ vào đó, bạn tránh gặp những trường hợp bị nhỡ những email quan trọng trong công việc.

Sự khác biệt giữa Outlook và Gmail

Chắc chắn sẽ có nhiều người thắc mắc rằng Outlook và Gmail có sự khác biệt gì? Mặc dù đây đều là ứng dụng quản lý và lưu trữ thông tin thư nhưng chắc chắn sẽ có điểm khác nhau.

Giao diện phần mềm

Nhiều người lần đầu sử dụng sẽ thấy Outlook có giao diện theo thiên hướng công sở và khá nghiêm túc. Thao tác sử dụng thủ công khá nhiều nhưng kết quả sẽ chỉnh chu và gọn gàng. Đối với Gmail, giao diện phần mềm được đánh giá thân thiện với người dùng hơn và quản lý email dễ thấy hơn.

Tính năng

Gmail và Outlook đều được đánh giá cao, mặc dù tính năng khá tương đồng nhưng mỗi phần mềm có những điểm ưu việt phù hợp với từng nhóm người khác nhau. Tuy nhiên, Outlook có vẻ nhỉnh hơn một chút khi có khả năng tích hợp tạo chữ kỹ chuyên nghiệp hỗ trợ trong công việc hiệu quả.

Bảo mật

Cả hai ứng dụng đều cải thiện về tính năng bảo mật, an toàn cho người sử dụng. Outlook còn có thêm tính năng đặc biệt là thống kê số liệu liên quan đến email của bạn.

Hướng dẫn chủ trường cài đặt và sử dụng Outlook

Sau khi tìm hiểu về Outlook, nhiều chủ trường chưa biết cách cài đặt và sử dụng Outlook như nào mới đúng. Bạn theo dõi các bước dưới đây để hiểu hơn về Outlook nhé.

Bước 1: Cài đặt Outlook trên máy tính

Tính đến thời điểm hiện tại, Outlook đã cho ra mắt nhiều phiên bản nâng cấp mới, đầy đủ tính năng hơn. Tuy nhiên, về quy trình cài đặt sẽ tương tự nhau và cách cài Outlook chi tiết các bạn có thể thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Truy cập vào được link bên dưới đây: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/outlook-for-business

• Bước 2: Tải và sử dụng Outlook bằng cách lựa chọn phiên bản dùng miễn phí hoặc mua cho mình phiên bản hoàn chỉnh.
• Bước 3: Nếu bạn sử dụng cho mục đích của cá nhân hay gia đình khoảng từ 1 đến 6 người thì bạn hoàn toàn có thể lựa chọn tài khoản dùng miễn phí hoặc chọn sử dụng gói dịch vụ 1.299.000 VND/Năm cho 1 người và gói 1.799.000 VND/Năm sử dụng tối đa từ 2 đến 6 người.
• Bước 4: Nếu bạn sử dụng Outlook với mục đích trong doanh nghiệp thì sẽ có các gói sản phẩm từ Microsoft với chi phí khác nhau và cũng có tính năng ứng với giá tiền.

Hướng dẫn cách tạo tài khoản Outlook

Khi đã tải phần mềm về thành công, để sử dụng được các tính năng bên trong Outlook, người dùng cần đăng ký tài khoản với các bước cơ bản dưới đây:

• Bước 1: Chọn mục “Nhận địa chỉ email mới” để thực hiện đăng ký tài khoản sử dụng trên Outlook.
• Bước 2: Tại mục tùy chọn Outlook và Hotmail, bạn nhấn chọn Outlook rồi nhập địa chỉ email. Sau đó nhấn chọn vào mục tiếp theo.
• Bước 3: Tiếp tục bạn tạo mật khẩu mà bạn sử dụng và ấn chọn Tiếp theo.
• Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện yêu cầu người dùng điền đầy đủ thông tin bao gồm (First Name là Họ và Last Name là tên) của bạn, rồi nhấn chọn Tiếp theo.
• Bước 5: Tiếp theo, bạn cung cấp thêm các thông tin để xác định danh tính gồm Quốc gia, Ngày sinh và nhân Tiếp theo.
• Bước 6: Sau đó bạn chỉ cần chọn điền một mã captcha để xác thực tài khoản là hoàn thành đăng ký.

Cách sử dụng Outlook cho công việc hiệu quả

Dưới đây là cách tạo email Outlook đơn giản cho người mới bắt đầu dùng.

• Bước 1: Chọn “Thư mới” trên thanh công cụ.
• Bước 2: Nhập tên hoặc địa chỉ email của người vào trường “Tới”, bạn có thể chọn “Cc” hoặc “Bcc” để tự động gửi tiếp cho nhiều người cùng lúc.
• Bước 3: Nhập chủ đề của thư trong email.
• Bước 4: Nhập nội dung bạn muốn gửi trong mail và có thể chèn thêm tệp đính kèm khi cần thiết.
• Bước 5: Kiểm tra lại một lần tất cả thông tin trước khi nhân Gửi đi.

Trên đây là những chia sẻ về Outlook và cách sử dụng Outlook. Hy vọng với những chia sẻ này, chủ trường sẽ có thêm một ứng dụng làm việc chuyên nghiệp và xử lý công việc nhanh nhất.

Nguyễn Tài Cẩn tags :outlook, cách sử dụng outlook