Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Cơ Quan Thuế: [2025] Kế Toán Cần Biết

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đặc điểm và những điều kế toán cần lưu ý

Để đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn, chứng từ và các vấn đề liên quan đến thuế, cơ quan thuế đã cấp mã cho hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp có những đặc điểm gì nổi bật? Kế toán cần lưu ý những gì khi sử dụng loại hóa đơn này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm hai loại: hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp là loại hóa đơn mà trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, hóa đơn này phải được cơ quan thuế cấp mã. Điều này được quy định cụ thể tại Điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đặc điểm chính của hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp:

• Dạng dữ liệu điện tử: Hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập bằng các phương tiện điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thông tin đầy đủ: Hóa đơn ghi nhận đầy đủ thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Mã của cơ quan thuế: Mã này bao gồm số giao dịch (một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra) và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin do người bán lập trên hóa đơn.

Khác với hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà trên đó không có mã của cơ quan thuế.

2. Quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp kế toán cần nắm vững

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp là vô cùng quan trọng để kế toán có thể xử lý tốt các vấn đề liên quan đến sử dụng, lưu trữ và bảo quản hóa đơn, chứng từ, từ đó tránh được các sai sót và bị phạt khi có thanh tra, kiểm tra.

2.1. Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022), mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị được cơ quan thuế ủy quyền tạo ra, đảm bảo tính duy nhất cho từng hóa đơn điện tử.

Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Cũng theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022), mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự bao gồm 23 ký tự, có cấu trúc như sau:

C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20C21C22C23

Trong đó:

1. Ký tự đầu C1: Luôn là chữ cái “M” cố định, dùng để nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu hóa đơn điện tử).
2. Ký tự C2: Là ký hiệu cố định, thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 (theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử):
   • Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
   • Số 2: Hóa đơn bán hàng.
   • Số 3: Hóa đơn bán tài sản công.
   • Số 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
   • Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác (tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử,…).
   • Số 6: Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử).
3. Hai ký tự C3C4: Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn, được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của người nộp thuế.
4. Năm ký tự C5C6C7C8C9: Chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế (CQT) cấp, tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT, đảm bảo tính duy nhất.
5. Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: Chuỗi 11 số tăng liên tục, tự sinh từ phần mềm bán hàng.
6. Dấu gạch ngang (-): Ký tự phân tách các nhóm ký tự (loại hóa đơn, năm phát hành, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tăng liên tục).

2.2. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp:

2.2.1. Đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế lần đầu

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, bạn có thể đăng ký thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2.2.2. Đăng ký chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cần thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (quy định tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Ngoài ra, người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nếu thuộc trường hợp được xác định là có rủi ro cao về thuế và nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, thì bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo quy định.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế cần thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng lại hóa đơn điện tử không có mã, họ có thể thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

2.3. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Khi hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp bị sai sót, việc xử lý cần tuân theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2.3.1. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót nhưng chưa giao cho người mua

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, cần thực hiện các bước sau:

1. Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
2. Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập, sau đó gửi cho người mua.
3. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.3.2. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót đã giao cho người mua

• Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua

  Nếu hóa đơn bị sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót, thì:

  • Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn.
  • Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp 2: Sai sót mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

  Có thể xử lý theo 2 cách:

  • Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót.
  • Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.

  Lưu ý: Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

  • HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Không phải đối tượng nào cũng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp. Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, các đối tượng sau đây phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
• Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nếu thuộc trường hợp được xác định là có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thì bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Kết luận

Trên đây là những quy định quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp mà kế toán cần đặc biệt lưu ý. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp kế toán thực hiện công việc một cách chính xác, hiệu quả và tránh được các sai sót không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy tìm đến sự tư vấn của những người có kinh nghiệm để được hỗ trợ tốt nhất.