Hồ Sơ Điện Tử TTHC: Hướng Dẫn A-Z Từ Chuyên Gia (2025)

Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Vậy hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì và quy trình thực hiện ra sao? Bài viết này từ mncatlinhdd.edu.vn sẽ cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể để bạn đọc dễ dàng tiếp cận và thực hiện.

Hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là gì?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính là tập hợp các giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử mà cá nhân, tổ chức nộp hoặc bổ sung cho cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện TTHC. Đồng thời, nó cũng bao gồm các giấy tờ, tài liệu điện tử được luân chuyển giữa các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận và giải quyết TTHC.

Hiểu một cách đơn giản, hồ sơ điện tử là phiên bản số hóa của hồ sơ giấy truyền thống, được sử dụng để thực hiện các TTHC trực tuyến.

Hướng dẫn chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính

Việc chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử được thực hiện theo Điều 9 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, với các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử

• Kê khai mẫu đơn, tờ khai điện tử: Điền đầy đủ thông tin vào các biểu mẫu điện tử được cung cấp trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
• Đăng tải giấy tờ, tài liệu điện tử: Tải lên các giấy tờ, tài liệu đã được số hóa (scan hoặc chụp ảnh) hoặc dẫn nguồn từ Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/tổ chức (nếu có). Lưu ý các tài liệu cần đảm bảo hợp lệ và rõ ràng.
• Ký chữ ký số (nếu có yêu cầu): Ký chữ ký số vào các mẫu đơn, tờ khai, giấy tờ, tài liệu điện tử theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Yêu cầu này sẽ được thông báo công khai trước khi nộp hồ sơ. Các thành phần hồ sơ được ký chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Bước 2: Nộp hồ sơ điện tử

Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị, tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Lưu ý quan trọng:

• Thông tin và dữ liệu sau khi được ghi nhận sẽ được hệ thống lưu giữ và tự động điền vào các biểu mẫu điện tử, hồ sơ điện tử trong các lần thực hiện TTHC sau, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Mncatlinhdd.edu.vn khuyến nghị người dùng nên kiểm tra kỹ các thông tin đã nhập trước khi nộp để tránh sai sót.

Trường hợp nào cá nhân được sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính?

Theo Điều 12 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, cá nhân, tổ chức có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ điện tử khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Hình thức sửa đổi, bổ sung:

• Tạo lập thông tin sửa đổi, bổ sung theo hướng dẫn và gửi đến Cổng dịch vụ công quốc gia/cấp bộ/cấp tỉnh.
• Khai báo trực tiếp trên Cổng dịch vụ công.

Lưu ý:

• Lịch sử sửa đổi sẽ được lưu lại và không làm thay đổi mã hồ sơ TTHC.

Ví dụ: Trong quá trình xét duyệt hồ sơ xin cấp phép xây dựng trực tuyến, cán bộ nhận thấy bản vẽ thiết kế chưa đáp ứng đủ yêu cầu. Cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo cho người nộp hồ sơ để bổ sung bản vẽ chi tiết hơn. Lúc này, người nộp hồ sơ sẽ thực hiện việc bổ sung theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công.

Kết luận

Hồ sơ điện tử trong TTHC là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân và cơ quan nhà nước. Việc nắm vững quy trình chuẩn bị, nộp và sửa đổi hồ sơ điện tử sẽ giúp bạn thực hiện các TTHC một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả. Mncatlinhdd.edu.vn hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích và giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện các TTHC trực tuyến.