ERP Là Gì? Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện A-Z

1. ERP là gì? Tổng quan về Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp

ERP (Enterprise Resource Planning) là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.

Hãy hình dung ERP như một “trung tâm điều hành” của doanh nghiệp, nơi mọi thông tin về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… đều được tập trung và kết nối. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn các hoạt động kinh doanh của mình.

Phần mềm ERP bao gồm những gì?

Một hệ thống ERP đầy đủ thường bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm ERP hiện đại còn tích hợp các giải pháp liên kết các module với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

2. Đặc trưng của Hệ thống Quản lý Doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

1. Tính hợp nhất: ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất, nơi mọi thành viên, công đoạn và phòng ban được xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. Tính hỗ trợ: ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ, không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
3. Tính quy tắc: ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng.
4. Tính liên kết: ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban, giúp các phòng ban cùng làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau.

3. Lợi ích của ERP đối với Doanh nghiệp

Việc mọi quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất, nền tảng cho việc phân tích dữ liệu và hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh.

3.1. ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

ERP tổng hợp mọi thứ liên quan đến tài chính ở một nơi, tạo ra một “phiên bản duy nhất” xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại, giúp hạn chế sai sót trong tài chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

3.2. ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút ngắn khoảng cách địa lý.

3.3. ERP giúp hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên, rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống.

3.4. ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ nhờ cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định.

3.5. ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ, tạo ra một mạng xã hội nội bộ, hỗ trợ giao tiếp và trao đổi thông tin.

4. ERP phù hợp với Doanh nghiệp nào?

ERP là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả mọi hoạt động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến ERP. Vậy, doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP?

• Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
• Doanh nghiệp muốn tăng trưởng
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí
• Doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất
• Doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng dịch vụ

5. Những lưu ý khi triển khai ERP

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:

5.1. Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian

Do ERP tốn nhiều chi phí triển khai và thời gian triển khai, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng.

5.2. Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP

Việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình.

5.3. Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai. Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí.

6. Phương pháp kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ

Một số doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm chuyên biệt hỗ trợ song song với ERP và đạt được những hiệu quả nhất định. Phương pháp kết hợp này giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn.

Ví dụ, hệ thống ERP có các luồng phê duyệt cố định. Trong khi đó, Base Request hỗ trợ tạo các đơn đề xuất phát sinh đột xuất, cần duyệt nhanh. Với các quy trình có độ tùy biến cao, Base Workflow có thể hỗ trợ hệ thống ERP.

7. Tạm kết

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp.

Nguồn: https://mncatlinhdd.edu.vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng