Debit Note Là Gì? Giải Mã Chi Tiết Từ A-Z Cho Kế Toán Viên

Trong lĩnh vực kế toán, debit note (giấy báo nợ) là một thuật ngữ quan trọng mà bất kỳ kế toán viên hay chủ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững. Vậy debit note là gì? Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về debit note, từ khái niệm cơ bản, các loại, mục đích sử dụng đến những lưu ý quan trọng.

1. Debit Note (Giấy Báo Nợ) Là Gì?

Debit note, hay còn gọi là giấy báo nợ hoặc phiếu ghi nợ, là một loại chứng từ được sử dụng để thông báo về một khoản nợ hoặc điều chỉnh giá trị của một hóa đơn đã phát hành. Nó có thể được phát hành bởi bên bán (nhà cung cấp) hoặc bên mua (khách hàng) trong các tình huống khác nhau.

• Khi nào bên bán phát hành debit note? Khi phát hiện ra các khoản thanh toán chưa đầy đủ, sai sót trong hóa đơn hoặc các chi phí phát sinh sau khi đã xuất hóa đơn.
• Khi nào bên mua phát hành debit note? Khi muốn trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu điều chỉnh giá.

Debit note đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và chính xác trong các giao dịch thương mại.

Nội dung của một debit note

Một debit note thường bao gồm các thông tin sau:

• Ngày lập debit note
• Thông tin của bên phát hành (tên, địa chỉ, thông tin liên hệ)
• Thông tin của bên nhận (tên, địa chỉ, thông tin liên hệ)
• Số tham chiếu của hóa đơn gốc (nếu có)
• Mô tả chi tiết về lý do phát hành debit note (ví dụ: hàng trả lại, điều chỉnh giá, phí phát sinh)
• Số tiền ghi nợ
• Chữ ký của người phát hành (hoặc chữ ký số nếu là debit note điện tử)

2. Các Loại Debit Note Phổ Biến Hiện Nay

Hiện nay, có hai loại debit note chính thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại:

2.1. Debit Note Thông Báo

Đây là loại debit note được sử dụng để thông báo cho bên nhận về một khoản tiền mà họ sẽ nợ trong tương lai. Ví dụ:

• Thanh toán trước: Khi khách hàng thanh toán trước cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, debit note thông báo sẽ ghi nhận khoản thanh toán này.
• Tiền đặt cọc: Tương tự, khi khách hàng đặt cọc, debit note thông báo sẽ được sử dụng để ghi nhận khoản tiền đặt cọc.

2.2. Debit Note Điều Chỉnh

Loại debit note này được sử dụng để điều chỉnh giá trị của một giao dịch đã diễn ra trước đó. Ví dụ:

• Giảm giá: Nếu doanh nghiệp quyết định giảm giá cho khách hàng sau khi đã bán hàng, debit note điều chỉnh sẽ ghi nhận khoản tiền giảm giá.
• Hoàn tiền: Khi khách hàng trả lại hàng hóa và được hoàn tiền, debit note điều chỉnh sẽ được sử dụng để ghi nhận khoản tiền đã hoàn.
• Sửa lỗi: Trong trường hợp có sai sót trong quá trình thanh toán, debit note điều chỉnh sẽ giúp điều chỉnh lại số tiền đã thanh toán.

Ngoài ra, còn có một số loại debit note ít phổ biến hơn như debit note bù đắp và debit note hủy. Việc lựa chọn loại debit note phù hợp phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

3. Khi Nào Nên Sử Dụng Debit Note?

Debit note được sử dụng phổ biến trong các trường hợp sau:

• Bán hàng:
  • Khi bên bán phát hiện đã tính thiếu tiền hoặc tính sai giá trong hóa đơn bán hàng trước đó, debit note sẽ thông báo số tiền bị thiếu hoặc sai sót để bên mua thanh toán bổ sung.
  • Debit note có thể được sử dụng để ghi nhận khoản tiền hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
• Điều chỉnh giá bán: Khi bên mua được giảm giá hàng hóa hoặc hưởng các chương trình khuyến mại sau khi đã xuất hóa đơn. Debit note sẽ thông báo số tiền giảm giá hoặc khuyến mại để bên mua điều chỉnh lại số phải trả.
• Sửa lỗi: Debit note có thể được sử dụng để điều chỉnh lại số tiền đã thanh toán trong trường hợp có lỗi xảy ra.
• Chi phí phát sinh: Khi phát sinh các chi phí phụ thu như vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt mà bên bán phải chịu, debit note sẽ thông báo các khoản phụ phí này để bên mua thanh toán.

Ví dụ thực tế:

Công ty A bán một lô hàng cho công ty B với giá 500 triệu đồng. Sau khi giao hàng, công ty A phát hiện ra một số sản phẩm bị lỗi nhỏ và đồng ý giảm giá cho công ty B xuống còn 450 triệu đồng. Trong trường hợp này, công ty A sẽ phát hành một debit note cho công ty B với số tiền giảm giá là 50 triệu đồng.

4. Debit Note Có Phải Là Hóa Đơn, Chứng Từ Kế Toán Không?

Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

Như vậy, debit note không được xem là hóa đơn hay chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Debit note chỉ là một văn bản thông báo giữa người bán và người mua về nghĩa vụ thanh toán và việc điều chỉnh giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. Tuy nhiên, nó là một tài liệu quan trọng để hỗ trợ cho việc hạch toán và theo dõi công nợ.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về debit note là gì, các loại debit note và mục đích sử dụng của chúng. Việc nắm vững kiến thức về debit note sẽ giúp bạn quản lý tài chính và công nợ một cách hiệu quả hơn.

Việc sử dụng debit note một cách chính xác và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bạn duy trì sự minh bạch trong các giao dịch tài chính, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và khách hàng.