Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: [2025] Quy định & Cách áp dụng

Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc hiểu rõ về loại chứng từ này, các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động tài chính, kế toán. Bài viết này từ mncatlinhdd.edu.vn sẽ cung cấp thông tin chi tiết, cập nhật nhất về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm khái niệm, phân loại, vai trò và những lưu ý quan trọng khi sử dụng.

Chứng từ thanh toán là gì?

Để hiểu rõ về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trước tiên, chúng ta cần nắm vững khái niệm “chứng từ thanh toán”. Đây là các loại giấy tờ, tài liệu ghi nhận thông tin về một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành và được sử dụng làm căn cứ để thực hiện các khoản chi trả.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một loại chứng từ thanh toán, dùng để ghi nhận các khoản chi trả cho việc mua hàng hóa, dịch vụ mà không sử dụng tiền mặt. Thay vào đó, các giao dịch được thực hiện thông qua các phương tiện thanh toán khác như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ủy nhiệm chi, séc, ví điện tử… Loại chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Vai trò của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có vai trò then chốt trong việc:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Là một trong những điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT).
• Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT) sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ minh họa

Công ty A mua một lô hàng hóa trị giá 50.000.000 VNĐ (đã bao gồm VAT) từ nhà cung cấp B. Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, công ty A cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chẳng hạn như ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của công ty A sang tài khoản của nhà cung cấp B.

Phân loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể được phân loại thành hai nhóm chính:

1. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Đây là loại chứng từ phổ biến nhất, ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Các hình thức thanh toán qua ngân hàng bao gồm:

• Ủy nhiệm chi/Lệnh chi: Lệnh của khách hàng yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để thanh toán cho bên thụ hưởng.
• Séc: Lệnh vô điều kiện của người trả tiền yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
• Thẻ ngân hàng (thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ): Phương tiện thanh toán cho phép người dùng thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ bằng cách sử dụng số tiền có trong tài khoản hoặc hạn mức tín dụng được cấp.
• Ví điện tử: Ứng dụng trên điện thoại di động hoặc thiết bị điện tử khác, cho phép người dùng lưu trữ tiền và thực hiện thanh toán trực tuyến.
• Các hình thức thanh toán khác: Theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của mình sang tài khoản của bên bán mà tài khoản của bên mua hoặc bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân.

2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Ngoài các hình thức thanh toán qua ngân hàng, một số trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác cũng được chấp nhận khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bao gồm:

• Thanh toán bù trừ công nợ: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán bằng cách bù trừ với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán ra hoặc các khoản nợ khác. Hình thức này cần được quy định cụ thể trong hợp đồng và có biên bản đối chiếu số liệu xác nhận thanh toán giữa hai bên.
• Thanh toán qua bên thứ ba: Doanh nghiệp ủy quyền cho một bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp. Điều kiện là phương thức thanh toán này phải được quy định rõ trong hợp đồng và bên thứ ba phải là một pháp nhân hoặc thể nhân hoạt động hợp pháp.
• Thanh toán bằng cách cấn trừ công nợ qua người thứ ba, vay, mượn tiền: Các hình thức này cần có hợp đồng vay, mượn bằng văn bản và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang bên đi vay (trong trường hợp vay bằng tiền).

Lưu ý quan trọng

• Nếu sau khi thực hiện các hình thức thanh toán trên, phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế đối với phần đã thanh toán qua ngân hàng.
• Chứng từ thanh toán phải có đầy đủ thông tin, chữ ký, con dấu theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận các chứng từ thanh toán để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

Các câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có bắt buộc không?

Không phải lúc nào cũng bắt buộc. Tuy nhiên, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các giao dịch có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT?

Không, đối với các giao dịch từ 20.000.000 đồng trở lên, thanh toán bằng tiền mặt sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bị mất thì phải làm sao?

Trong trường hợp mất chứng từ, doanh nghiệp cần liên hệ với ngân hàng hoặc tổ chức phát hành chứng từ để yêu cầu cấp lại bản sao hoặc xác nhận giao dịch.

Kết luận

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một phần không thể thiếu trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định, phân loại và lưu ý liên quan đến loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa chi phí thuế và quản lý dòng tiền hiệu quả. Hy vọng bài viết này từ mncatlinhdd.edu.vn đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.

(Bài viết có tham khảo các Thông tư, Nghị định của Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế)