Chữ Ký Số Là Gì? A-Z Kiến Thức Cần Biết [2025]

1. Định Nghĩa Chữ Ký Số

Vậy chữ ký số là gì và dùng để làm gì? Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, thay thế cho chữ ký tay truyền thống trên các thiết bị điện tử. Nó đóng vai trò như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Khi sử dụng chữ ký số, các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp được pháp luật công nhận về mặt pháp lý khi thực hiện các giao dịch điện tử, chẳng hạn như kê khai thuế, ký hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính, v.v.

Chữ ký số ngày càng được ứng dụng rộng rãi nhờ 5 đặc điểm nổi bật sau.

2. Đặc Điểm Nổi Bật Của Chữ Ký Số

Khi sử dụng chữ ký số, bạn cần nắm rõ 5 đặc điểm sau:

• Tính Xác Thực: Chứng thư số xác thực danh tính của chủ sở hữu chữ ký số (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp).
• Tính Bảo Mật: Thông tin được bảo vệ gần như tuyệt đối, tránh bị đánh cắp bởi hacker nhờ hai lớp mã khóa (khóa bí mật và khóa công khai). Ví dụ, khi ký một hợp đồng quan trọng, chữ ký số đảm bảo không ai có thể giả mạo danh tính của bạn.
• Tính Toàn Vẹn: Đảm bảo chỉ người nhận được chỉ định mới có thể mở văn bản/tài liệu, bảo vệ thông tin trong giao dịch điện tử một cách tuyệt đối.
• Tính Chống Chối Bỏ: Chữ ký số không thể bị thay thế hoặc xóa bỏ sau khi đã được thêm vào văn bản/tài liệu/hợp đồng.

3. Ai Nên Sử Dụng Chữ Ký Số?

Hiện nay, tất cả cá nhân và tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số cho các mục đích sau:

• Cá nhân/Cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Khai nộp thuế thu nhập cá nhân, đăng ký kinh doanh, ký hợp đồng lao động. Ví dụ, một freelancer có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng với khách hàng từ xa một cách nhanh chóng và an toàn.
• Doanh nghiệp, tổ chức: Kê khai, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan. Chữ ký số còn được dùng để ký văn bản nội bộ, giao dịch đối soát, chuyển khoản ngân hàng và nhiều mục đích khác.

4. Mục Đích Sử Dụng Chữ Ký Số

Vậy, chữ ký số dùng để làm gì? Chữ ký số có 3 mục đích chính:

• Kê Khai và Nộp Thuế: Doanh nghiệp có thể kê khai, nộp tờ khai và thực hiện các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan, chứng khoán mà không cần in ấn và đóng dấu như trước.
• Thủ Tục Đăng Ký Doanh Nghiệp: Chữ ký số giúp đơn giản hóa thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thay đổi đăng ký kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.
• Ký Kết Hợp Đồng Trực Tuyến: Doanh nghiệp và đối tác/khách hàng có thể ký kết hợp đồng trực tuyến, tiết kiệm thời gian di chuyển và gặp mặt trực tiếp.

Mục đích cuối cùng của chữ ký số là giúp quá trình trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bên liên quan trở nên nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng thao tác các thủ tục trực tuyến, rút ngắn thời gian trao đổi, đảm bảo tính bảo mật cao và an toàn về mặt pháp lý.

5. Các Loại Chữ Ký Số Phổ Biến Hiện Nay

Ngoài việc tìm hiểu chữ ký số là gì và công dụng của nó, bạn cũng nên biết về các loại chữ ký số đang được sử dụng phổ biến:

• Chữ Ký Số USB Token: Sử dụng USB ký số tích hợp phần mềm, cắm trực tiếp vào máy tính để thực hiện giao dịch sau khi đăng nhập bằng mã PIN. Đây là loại chữ ký số thông dụng nhất.
• Chữ Ký Số HSM: Sử dụng thiết bị HSM để lưu trữ cặp khóa và chứng thư số, phù hợp với các ứng dụng yêu cầu tốc độ cao. HSM có thể ở dạng thẻ PCMCIA hoặc card PCI, cho phép thực hiện hàng nghìn chữ ký cùng lúc.
• Chữ Ký Số SmartCard: Tích hợp trên SIM điện thoại, cho phép ký số ngay trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, nó phụ thuộc vào loại SIM và có thể gặp rủi ro khi ngoài vùng phủ sóng.
• Chữ Ký Số Từ Xa (Remote Signature): Sử dụng nền tảng điện toán đám mây, cho phép ký số trên nhiều thiết bị (điện thoại, laptop, máy tính bảng) mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, vấn đề bảo mật dữ liệu vẫn đang được nghiên cứu và phát triển.

6. Giải Đáp Thắc Mắc Về Chữ Ký Số

Dưới đây là giải đáp cho một số thắc mắc thường gặp liên quan đến chữ ký số:

6.1. Chữ Ký Số Có Bắt Buộc Không?

Không. Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh.

6.2. Ai Được Sử Dụng Chữ Ký Số?

Tất cả cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đều có thể sử dụng chữ ký số. Có nhiều nhà cung cấp uy tín như VNPT, Viettel, Vina.

6.3. Chữ Ký Số Có An Toàn Không?

Chữ ký số rất an toàn nhờ tính bảo mật cao. Mỗi người dùng có một cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật). Khóa bí mật tạo ra chữ ký số, khóa công khai kiểm tra chữ ký số đó. Thông tin trong văn bản/tài liệu được bảo mật tuyệt đối và chỉ người nhận mới có thể mở.

6.4. Mua Chữ Ký Số Ở Đâu Uy Tín?

VNPT là đơn vị đầu tiên cung cấp giải pháp chữ ký số tại Việt Nam từ năm 2009. VNPT-CA giúp khách hàng giải quyết các vấn đề về tính toàn vẹn dữ liệu và mạo danh, đảm bảo giao dịch nhanh chóng và an toàn. VNPT-CA là đơn vị duy nhất được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép lần thứ 3 về cung cấp dịch vụ chữ ký số theo Nghị định 130/2018 NĐ-CP. Liên hệ hotline 1800 1260 – 1800 1166 để được tư vấn. mncatlinhdd.edu.vn là danh xưng.

Kết Luận

Chữ ký số là một công cụ quan trọng và hữu ích trong thời đại số. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín như VNPT sẽ đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các giao dịch điện tử của bạn.