5S là gì? Bí quyết tăng năng suất và xây dựng môi trường làm việc kiểu Nhật

5S là gì? Giải pháp nâng cao hiệu quả và tối ưu môi trường làm việc

Hiện nay, phương pháp 5S ngày càng được nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu, trong đó có Việt Nam, áp dụng rộng rãi. Đây là một công cụ hiệu quả giúp cải thiện năng suất, giảm thiểu lãng phí và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Vậy, 5S là gì và làm thế nào để triển khai thành công?

5S là một phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản, tập trung vào việc tối ưu hóa môi trường làm việc thông qua việc loại bỏ lãng phí, cải thiện hiệu quả và duy trì sự ngăn nắp, gọn gàng. Hệ thống này bao gồm 5 yếu tố chính: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Mục tiêu của 5S là tạo ra một không gian làm việc khoa học, nơi mọi công cụ, vật dụng đều được đặt đúng vị trí, giúp nhân viên dễ dàng thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tai nạn.

Dưới đây là bảng thuật ngữ 5S trong tiếng Nhật, Anh và Việt:

Các thuật ngữ 5S	Tiếng Nhật	Tiếng Anh	Tiếng Việt
Seiri (整理)	Sort	Sàng lọc	Sàng lọc
Seiton (整頓)	Set in Order	Sắp xếp	Sắp xếp
Seiso (清掃)	Shine	Sạch sẽ	Sạch sẽ
Seiketsu (清潔)	Standardize	Săn sóc	Săn sóc
Shitsuke (躾)	Sustain	Sẵn sàng	Sẵn sàng

Phương pháp 5S không chỉ giúp tăng năng suất và hiệu quả sản xuất mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn lao động. Để áp dụng thành công, cần có sự cam kết và tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức, đi kèm với việc đào tạo bài bản và tạo điều kiện để nhân viên đóng góp ý kiến.

Lịch sử hình thành và phát triển của tiêu chuẩn 5S

Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ Nhật Bản, cụ thể là từ các nhà máy sản xuất ô tô của Toyota vào những năm 1960. Ông Taiichi Ohno, người phát triển phương pháp Lean Manufacturing tại Toyota, đã giới thiệu 5S như một phần quan trọng của Lean Manufacturing, nhằm mục đích tăng năng suất, cải thiện chất lượng và giảm lãng phí.

Từ đó, phương pháp 5S lan rộng và được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác tại Nhật Bản như dược phẩm, chế biến thực phẩm và chế tạo máy móc. Đến những năm 1980 và 1990, khi các công ty Nhật Bản mở rộng quy mô sản xuất và thị trường quốc tế, 5S đã được giới thiệu đến nhiều quốc gia trên thế giới, đặc biệt là ở Châu Á, Châu Âu và Bắc Mỹ.

Năm 1998, Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) đã phát hành tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường, trong đó có đề cập đến việc áp dụng phương pháp 5S. Từ đó, 5S trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các công ty trên toàn cầu, đặc biệt là trong các công ty chú trọng đến quản lý chất lượng và môi trường. Hiện nay, 5S được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, giáo dục và chăm sóc sức khỏe.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản, được ghép từ hai từ “kai” (liên tục) và “zen” (cải tiến), mang ý nghĩa “cải tiến liên tục”. Triết lý này đã được ứng dụng thành công tại nhiều công ty lớn như Toyota, Canon và Honda.

Tương tự như Kaizen, mục tiêu của 5S là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Khi hệ thống tổ chức công việc đã được thiết lập, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định và triển khai các cơ hội cải tiến.

Nội dung chi tiết của quy trình 5S

Quy trình 5S là một công cụ thực hành rất thiết thực, mà mọi người tại nơi làm việc đều có thể tham gia. Nó liên quan đến việc đánh giá mọi thứ trong một không gian, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ dọn phòng và duy trì chu trình này.

Dưới đây là tóm tắt nội dung quy trình 5S:

Tiếng Nhật	Tiếng Việt	Mô tả
Seiri (整理)	Sàng lọc	Loại bỏ các vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc.
Seiton (整頓)	Sắp xếp	Tổ chức và sắp xếp không gian lưu trữ, khu vực làm việc.
Seiso (清掃)	Sạch sẽ	Kiểm tra và vệ sinh khu vực làm việc thường xuyên.
Seiketsu (清潔)	Săn sóc	Áp dụng 5S vào quy trình làm việc tiêu chuẩn.
Shitsuke (躾)	Sẵn sàng	Giao trách nhiệm, theo dõi tiến độ và lặp lại chu trình.

1. Sàng lọc (Seiri)

Sàng lọc là bước đầu tiên, tập trung vào việc xem xét tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu và thiết bị trong khu vực làm việc để xác định những gì cần giữ lại và những gì có thể loại bỏ. Để thực hiện việc sàng lọc hiệu quả, hãy tự hỏi:

• Mục đích của dụng cụ, thiết bị này là gì?
• Lần cuối cùng dụng cụ, thiết bị này được sử dụng là khi nào?
• Mức độ sử dụng thường xuyên của nó là bao nhiêu?
• Ai là người sử dụng nó?
• Nó có thực sự cần thiết ở đây không?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng. Một không gian làm việc có thể trở nên hiệu quả hơn nếu loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc ít khi được sử dụng, vì chúng có thể gây cản trở hoặc chiếm không gian.

Khi xác định được những vật dụng không cần thiết, có thể xem xét các giải pháp sau:

• Chuyển cho bộ phận khác có nhu cầu.
• Tái chế, vứt bỏ hoặc thanh lý.
• Đưa vào kho lưu trữ.

Đối với những vật dụng chưa chắc chắn về giá trị sử dụng trong tương lai, hãy sử dụng phương pháp “thẻ đỏ”. Thẻ đỏ là thẻ bìa cứng hoặc nhãn dán được gắn vào các vật dụng này, ghi rõ thông tin về vị trí, mô tả chức năng, tên người sử dụng và ngày gắn thẻ. Sau đó, vật dụng sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ”. Nếu sau một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: một hoặc hai tháng), vật dụng không được sử dụng, thì nên loại bỏ khỏi không gian làm việc.

2. Sắp xếp (Seiton)

Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp các vật dụng còn lại một cách khoa học và hợp lý. Cần cân nhắc các câu hỏi sau:

• Ai (hoặc khu vực nào) cần sử dụng những vật dụng này?
• Khi nào các vật dụng sẽ được sử dụng?
• Những vật dụng nào được sử dụng thường xuyên nhất?
• Các vật dụng có nên được nhóm theo loại không?
• Vị trí nào là hợp lý nhất để đặt các vật dụng này?
• Vị trí nào sẽ thuận tiện hơn cho người lao động?
• Vị trí nào sẽ cắt giảm các thao tác thừa không cần thiết?
• Có cần thêm thùng chứa để giữ mọi thứ ngăn nắp không?

Ở giai đoạn này, cần xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất, dựa trên tính chất công việc, tần suất sử dụng và không gian cần thiết. Doanh nghiệp cũng nên xem xét mối quan hệ giữa việc sắp xếp và các nỗ lực Lean lớn hơn để giảm thiểu lãng phí về thời gian chờ đợi, di chuyển và vận chuyển.

3. Sạch sẽ (Seiso)

Công việc dọn dẹp thường bị bỏ qua khi công việc trở nên bận rộn. Giai đoạn “Sạch sẽ” của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc, bao gồm quét dọn, lau chùi, phủi bụi, lau bề mặt và cất giữ công cụ, vật liệu đúng vị trí.

Ngoài việc vệ sinh cơ bản, bước “Sạch sẽ” còn liên quan đến việc bảo trì thường xuyên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn giúp phát hiện sớm các vấn đề và ngăn ngừa sự cố, tiết kiệm thời gian và tối ưu lợi nhuận cho công ty.

Việc vệ sinh nơi làm việc nên được thực hiện hàng ngày bởi tất cả nhân viên, không chỉ riêng nhân viên vệ sinh. Điều này giúp nhân viên phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

4. Săn sóc (Seiketsu)

Sau khi hoàn thành ba bước đầu tiên, mọi thứ sẽ trở nên ngăn nắp và sạch sẽ. Tuy nhiên, khi mới áp dụng 5S, rất dễ để mọi thứ trở lại tình trạng ban đầu. “Săn sóc” là bước tiếp theo để đảm bảo tính hiệu quả của quy trình. Tổ chức cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung bằng cách thực hiện 5S định kỳ, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bên cạnh đó, cần cung cấp hướng dẫn cho nhân viên về việc thực hiện 5S đúng cách.

Ban đầu, mọi người có thể cần nhắc nhở để thực hiện 5S và dành một khoảng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ này. Nhưng theo thời gian, các nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và việc thực hiện 5S sẽ trở thành một phần của công việc hàng ngày.

Có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như bảng hiệu, nhãn, áp phích và băng đánh dấu sàn để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần nhắc nhở.

5. Sẵn sàng (Shitsuke)

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý đến nhân viên sản xuất, kho bãi và văn phòng đều phải tham gia vào công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp, mang lại những kết quả tích cực theo thời gian.

Để giúp duy trì thực hành 5S, cần đảm bảo tất cả nhân viên mới (hoặc nhân viên chuyển phòng ban) được đào tạo về quy trình 5S trong khu vực của họ. Đồng thời, cần tạo sự hứng thú bằng cách tham khảo các công ty khác đang thực hiện 5S, tìm kiếm những ý tưởng mới để cải thiện và giữ cho nhân viên gắn bó với tổ chức.

Thực hiện triển khai 5S vào trong tổ chức, doanh nghiệp

Khái niệm 5S có vẻ đơn giản, nhưng áp dụng trong thực tế lại vô cùng khó khăn. Doanh nghiệp cần bắt đầu với từng bước thực tế như quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo như thế nào và sử dụng công cụ nào để hỗ trợ quá trình thực hiện. Xác định càng chi tiết sẽ giúp đẩy nhanh hiệu quả triển khai 5S.

1. Ai nên tham gia 5S?

Tất cả mọi người trong tổ chức nên tham gia 5S, từ cấp quản lý đến nhân viên. Nếu không có sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên, có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc lộn xộn mà không ai chịu trách nhiệm.

Một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong việc thực hiện quy trình 5S, như các điều phối viên phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi nhiệm vụ được giao hoặc giới thiệu nhân viên mới vào hệ thống. Tuy nhiên, điều quan trọng là mọi người phải thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách làm việc này trở thành một phần công việc hàng ngày.

Các nhà lãnh đạo công ty nên tích cực tham gia vào 5S để thể hiện sự nghiêm túc và khuyến khích nhân viên thực hiện theo.

2. Đào tạo quy trình 5S

Bất kỳ ai tham gia vào các hoạt động 5S đều cần được đào tạo. Việc này có thể được thực hiện trong môi trường lớp học, với đĩa DVD đào tạo hoặc thông qua các hoạt động thực hành.

Để nhân viên hiểu tại sao công ty bắt đầu sử dụng 5S và tại sao điều đó lại quan trọng, họ nên được cung cấp một lịch sử ngắn gọn về 5S, các bộ phận và lợi ích của nó. Các bộ phận trong công ty khi tham gia 5S lần đầu tiên có thể cần tìm ra cách tốt nhất để thực hiện các bước của 5S trong không gian làm việc của họ.

Mọi người nên được đào tạo khi 5S mới bắt đầu và bất kỳ nhân viên mới nào gia nhập sau này cũng nên được đào tạo về 5S.

3. Các công cụ quản lý trực quan giúp thực hiện quy trình 5S

Một khía cạnh quan trọng của phương pháp 5S là khả năng tạo nên không gian sạch sẽ và dễ dàng quản lý, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, tác động tích cực đến hiệu quả và năng suất làm việc. Việc sử dụng các phương tiện giao tiếp trực quan như nhãn dán, đánh dấu sàn, đánh dấu kệ tủ và bảng hướng dẫn sẽ tỏ ra hữu ích với mục đích nêu trên, góp phần tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp và hiệu quả.

Các công cụ trực quan được sử dụng phổ biến trong 5S bao gồm:

• Băng đánh dấu sàn: Dùng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu vị trí đặt thiết bị hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm.
• Nhãn và Dấu hiệu: Sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết (ví dụ: trong ngăn kéo có chứa gì, các mối nguy hiểm cần phòng tránh hoặc nơi cất giữ vật dụng).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc toàn bộ các công cụ trực quan này để đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở đúng vị trí của nó”, giúp xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, tránh tình trạng đồ đạc lộn xộn.

Lợi ích khi áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S

Phương pháp 5S là một trong những phương pháp quản lý và tối ưu hóa nơi làm việc hiệu quả nhất, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Việc áp dụng thành công phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất: Khi mọi thứ được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc của nhân viên sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, từ đó giúp tăng năng suất lao động.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: 5S giúp loại bỏ các lỗi liên quan đến việc sử dụng sai hoặc không chính xác các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu, từ đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm.
• Giảm chi phí: 5S giúp giảm thiểu chi phí thời gian và tài nguyên, tăng khả năng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng tính tổ chức và quản lý: Doanh nghiệp sẽ có một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và khoa học hơn, giúp tăng tính tổ chức và khả năng quản lý.
• Tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn: Một môi trường làm việc tốt hơn giúp tăng tính hài lòng và trách nhiệm của nhân viên, cải thiện tinh thần làm việc và giảm stress.
• Tăng tính an toàn trong nơi làm việc: Môi trường làm việc sẽ trở nên an toàn hơn khi các vật dụng, công cụ, thiết bị được sắp xếp và tổ chức hợp lý, giảm nguy cơ tai nạn lao động.
• Tăng sự tự hào của nhân viên: Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào khi làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả hơn.
• Tăng tính linh hoạt và sự thay đổi: Doanh nghiệp có thể thay đổi cấu trúc và quy trình làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
• Tăng tính đoàn kết trong nhóm làm việc: Khi mọi người đều có ý thức và chấp hành đúng quy tắc 5S, sự đoàn kết trong nhóm làm việc sẽ tăng lên, thúc đẩy sự tham gia và chia sẻ ý kiến của nhân viên.

Kết luận

Phương pháp 5S là một phương pháp quản lý hiệu quả, giúp tối ưu hóa tổ chức và quản lý nơi làm việc. Nó giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng tính tổ chức và khả năng quản lý, đồng thời giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn. Việc áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và tham gia của tất cả nhân viên, cần được đào tạo và phát triển liên tục để đảm bảo hiệu quả và thành công.

Nguồn: https://mncatlinhdd.edu.vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng