Ủy Thác Xuất Khẩu Tiếng Anh Là Gì? [2025] Hướng Dẫn Chi Tiết A-Z

Ủy Thác Xuất Khẩu Tiếng Anh Là Gì? Giải Thích Chi Tiết

Bạn đang muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài nhưng chưa có kinh nghiệm xuất khẩu? Bạn là doanh nghiệp mới thành lập và đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này? Hoặc đơn giản, bạn là cá nhân không có tư cách pháp nhân để ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài? Vậy thì, ủy thác xuất khẩu chính là giải pháp tối ưu dành cho bạn. Nhưng ủy thác xuất khẩu tiếng Anh là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về hình thức xuất khẩu này.

Ủy Thác Xuất Khẩu Trong Tiếng Anh: Định Nghĩa và Khái Niệm

Ủy thác xuất khẩu trong tiếng Anh được gọi là Entrusted Export. Đây là một hình thức thuê ngoài, trong đó chủ hàng (bên ủy thác) thuê một công ty dịch vụ xuất nhập khẩu (bên nhận ủy thác) để thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Thay vì tự mình thực hiện, bạn sẽ “ủy quyền” cho một đơn vị chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và đủ tư cách pháp lý để thay mặt bạn xuất khẩu hàng hóa.

Vậy, khi nào thì nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu? Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

• Thiếu kinh nghiệm: Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại quốc tế và không tự tin thực hiện các thủ tục phức tạp.
• Nhân sự hạn chế: Doanh nghiệp mới thành lập, đội ngũ nhân viên chưa có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn để xử lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Không có tư cách pháp nhân: Cá nhân hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân để ký kết hợp đồng trực tiếp với đối tác nước ngoài.

Hợp Đồng Ủy Thác Xuất Khẩu: Nền Tảng Pháp Lý Quan Trọng

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (Entrusted Export Contract) là văn bản pháp lý quan trọng, quy định quyền và nghĩa vụ của cả hai bên: bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Về bản chất, đây là một dạng hợp đồng dịch vụ, trong đó các điều khoản chính sẽ bao gồm:

• Dịch vụ: Phạm vi công việc mà bên nhận ủy thác sẽ thực hiện (ví dụ: tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa).
• Chi phí: Các khoản chi phí liên quan đến dịch vụ ủy thác, bao gồm phí dịch vụ, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan, thuế,…
• Quyền lợi và trách nhiệm: Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Thời gian thanh toán: Thời gian và phương thức thanh toán phí dịch vụ và các chi phí liên quan.

Để tránh tranh chấp về sau, hợp đồng ủy thác xuất khẩu nên có nội dung khớp với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Điều này đảm bảo sự đồng nhất và rõ ràng trong các điều khoản liên quan đến hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả,…

Quy Trình Ủy Thác Xuất Khẩu: Các Bước Thực Hiện

Quy trình ủy thác xuất khẩu được thực hiện theo các bước sau:

1. Đàm phán và ký hợp đồng ủy thác: Hai bên (ủy thác và nhận ủy thác) tiến hành đàm phán về các điều khoản dịch vụ, chi phí, trách nhiệm,… và ký kết hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
2. Bên nhận ủy thác ký hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài: Dựa trên ủy quyền của bên ủy thác, bên nhận ủy thác sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài.
3. Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ: Bên ủy thác cung cấp hàng hóa và các chứng từ liên quan (ví dụ: hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận chất lượng,…) cho bên nhận ủy thác.
4. Làm thủ tục hải quan: Bên nhận ủy thác tiến hành khai báo hải quan, nộp thuế và thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa.
5. Vận chuyển hàng hóa: Bên nhận ủy thác tổ chức vận chuyển hàng hóa đến địa điểm giao hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
6. Thanh toán và quyết toán: Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu, bên nhận ủy thác sẽ thanh toán tiền hàng cho bên ủy thác (nếu có) và tiến hành quyết toán các chi phí liên quan.

Lưu ý: Trên tờ khai hải quan cần điền đầy đủ thông tin của người ủy thác xuất khẩu để có thể xuất hóa đơn bán hàng và xác định chủ hàng thực sự.

Để thông quan hàng hóa, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
• Catalog
• Giấy phép xuất khẩu (đối với hàng hóa xuất khẩu có điều kiện).
• Văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành.
• Và những chứng từ khác có liên quan.

Về thuế xuất khẩu, bên ủy thác có thể tự đóng hoặc ủy quyền cho bên được ủy thác. Dù là ai đóng thì tên được ghi nhận cũng là tên của người được ủy thác.

Sau khi thông quan hàng hóa, nếu là hàng xuất khẩu thì hàng hóa sẽ được giao bình thường, kèm theo đó là xuất hóa đơn trả hàng và hóa đơn dịch vụ ủy thác cho bên ủy thác. Người ủy thác có thể sử dụng các giấy tờ này để khai thuế đầu vào.

Rủi Ro Và Trách Nhiệm: Cần Lưu Ý Gì?

Trong ủy thác xuất khẩu, bên nhận ủy thác thường là bên chịu nhiều rủi ro hơn, vì họ là đơn vị đứng tên trên các giấy tờ và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nếu hàng hóa xuất khẩu là hàng cấm, bên nhận ủy thác sẽ là đối tượng chịu trách nhiệm đầu tiên.

Để giảm thiểu rủi ro, các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác cần:

• Cẩn thận trong việc lập hồ sơ, chứng từ xuất nhập hàng hóa.
• Đảm bảo hàng hóa khai báo đúng sự thật, không phải hàng cấm để dễ dàng làm việc với hải quan.
• Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu giữa FWD và nhà nhập khẩu (người nhận hàng). Để giảm thiểu rủi ro, trong hợp đồng phải ghi rõ các điều khoản hợp đồng về hàng hoá được kê khai bằng văn bản và theo hợp đồng. Bên được ủy quyền sẽ phải chịu trách nhiệm về những hàng hóa khai báo sai sự thật.

Trách nhiệm của các bên:

• Bên ủy thác (sử dụng dịch vụ):
  • Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất khẩu.
  • Hỗ trợ bên nhận ủy thác trong việc thương lượng và ký kết hợp đồng với người mua.
  • Thanh toán chi phí dịch vụ và các chi phí khác theo hợp đồng.
  • Giao nhận và kiểm kê hàng hóa, cùng các trách nhiệm khác theo thỏa thuận.
• Bên nhận ủy thác (cung cấp dịch vụ):
  • Thương lượng, ký kết hợp đồng với bên mua.
  • Nhận đủ giấy tờ cần thiết cho hàng hóa từ người bán.
  • Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan về xuất khẩu hàng hóa.
  • Khai và nộp các loại thuế (nếu được ủy quyền).
  • Đóng gói, vận chuyển và giao hàng cho bên mua, cũng như các nhiệm vụ khác trong thỏa thuận.

Kết Luận

Ủy thác xuất khẩu là một giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn thâm nhập thị trường quốc tế nhưng còn hạn chế về kinh nghiệm và nguồn lực. Hiểu rõ ủy thác xuất khẩu tiếng Anh là gì, quy trình thực hiện, các rủi ro và trách nhiệm liên quan sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và tận dụng tối đa lợi ích từ hình thức xuất khẩu này.