Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì? 3 Bước Tối Ưu Chi Phí Triệt Để

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì? Cách Tối Ưu Hiệu Quả Nhất

Trong quá trình vận hành một doanh nghiệp, bên cạnh các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất và bán hàng, còn có một loại chi phí khác đóng vai trò quan trọng không kém, đó là chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hiểu rõ bản chất của chi phí này, các khoản mục cấu thành và cách tối ưu hóa chúng là yếu tố then chốt để duy trì lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty. Vậy, chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và làm thế nào để quản lý chúng một cách hiệu quả?

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng bao gồm các khoản chi cho nhân viên quản lý (lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo), chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí marketing, thuế và các chi phí pháp lý khác.

Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Tính chất chung: Không liên quan trực tiếp đến một đơn vị kinh doanh hoặc chức năng cụ thể, mà mang lại lợi ích chung cho toàn doanh nghiệp.
• Tính cố định: Một phần chi phí quản lý là cố định, phát sinh không phụ thuộc vào mức độ sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tính tối ưu: Các nhà quản lý luôn tìm cách giảm thiểu chi phí quản lý để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Lưu ý quan trọng:

• Các khoản chi phí quản lý chung (lương bộ phận quản lý, bảo hiểm, vật liệu văn phòng, khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê văn phòng, các khoản thuế phí khác, dự phòng phải thu) thường không được tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Tuy nhiên, nếu có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ, các khoản chi này vẫn được hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành và sẽ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Bao Gồm Những Gì?

Theo chuẩn mực kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản mục chính sau:

• Chi phí quản lý nhân viên: Lương, phụ cấp, bảo hiểm (BHYT, BHXH), các khoản đóng góp khác cho nhân viên quản lý.
• Chi phí vật liệu quản lý: Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật liệu sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho mục đích quản lý.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí cho các đồ dùng phục vụ công tác quản lý văn phòng.
• Khấu hao TSCĐ: Khấu hao của các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc thiết bị, văn phòng, phương tiện vận chuyển,…
• Thuế và các lệ phí: Tiền thuê đất, thuế môn bài và các loại phí, lệ phí khác.
• Chi phí dự phòng: Dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả.
• Chi phí mua ngoài: Các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, công tác, tiếp khách, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi phí cho nhân viên (ví dụ: đồng phục).

Ý Nghĩa Của Việc Xác Định Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Việc xác định và theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Kiểm soát hoạt động kinh doanh: Giúp nhà quản lý nắm bắt và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Dự toán hoạt động kinh doanh: Là cơ sở để dự toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân sự, giúp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
• Ra quyết định đầu tư và định giá: Hỗ trợ việc ra quyết định đầu tư, định giá bán sản phẩm, lựa chọn đơn hàng, phân tích hiệu quả hoạt động.
• Tiết kiệm nguồn lực: Giúp quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả, khuyến khích nhân viên tiết kiệm.

Phương Pháp Hạch Toán Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC. Nguyên tắc chung là:

• Bên Nợ: Ghi nhận các chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (nếu số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• Bên Có: Ghi giảm chi phí quản lý, hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (nếu số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Ví dụ về hạch toán một số nghiệp vụ:

• Tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý:
  Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
  Có TK 334, 338 (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)
• Vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào sử dụng ngay cho hoạt động quản lý:
  Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK cấp 2 phù hợp)
  Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có TK 152, 111, 112, 331…
• Dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay:
  Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
  Có TK 153, 111, 112, 331…

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Ảnh Hưởng Đến Giá Sản Phẩm, Dịch Vụ Như Thế Nào?

Chi phí quản lý doanh nghiệp tác động đến giá sản phẩm/dịch vụ theo cả hai hướng trực tiếp và gián tiếp:

• Trực tiếp: Một phần chi phí quản lý (chi phí văn phòng, lương nhân viên quản lý, chi phí marketing) được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm/dịch vụ. Khi chi phí này tăng, giá thành cũng tăng theo.
• Gián tiếp: Các chi phí như nghiên cứu và phát triển, hỗ trợ khách hàng, chi phí hành chính không tính trực tiếp vào giá thành, nhưng ảnh hưởng đến tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó tác động đến giá bán.

Các yếu tố khác:

• Hiệu quả kinh doanh: Chi phí quản lý thấp giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh, cho phép doanh nghiệp cung cấp sản phẩm/dịch vụ với giá cạnh tranh hơn.
• Đối thủ cạnh tranh: Mức độ cạnh tranh trên thị trường cũng ảnh hưởng đến giá bán. Nếu đối thủ có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể đưa ra mức giá hấp dẫn hơn, tạo áp lực lên các doanh nghiệp khác.

Do đó, quản lý chi phí quản lý hiệu quả và cân nhắc kỹ lưỡng khi định giá sản phẩm/dịch vụ là yếu tố then chốt để đảm bảo khả năng cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp.

Cách Tối Ưu Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả

• Tối ưu hóa các hoạt động quản lý: Xây dựng hệ thống quản trị chất lượng, chuẩn hóa quy trình làm việc, loại bỏ các công việc thừa, nâng cao năng suất.
• Sử dụng công nghệ hiện đại: Ứng dụng các phần mềm quản lý (quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính) để giảm chi phí nguồn lực và tiết kiệm thời gian.
• Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất: Đánh giá kỹ lưỡng dịch vụ, chất lượng sản phẩm, giá cả trước khi ký kết hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào.

Kết luận

Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Bằng cách hiểu rõ bản chất, các khoản mục và cách tối ưu hóa chi phí quản lý, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.